Resumen:
Introducción y objetivos
Se busca lograr eficiencia en el proceso de facturación, este objetivo es compartido entre los empleados contratados por la organización y los encargados de ejecutar el proceso de facturación.
Por lo tanto es importante lograr que los empleados conozcan todos los requisitos para la presentación de la factura y tenga fácil acceso a esa información. Al mismo tiempo el área contable se compromete trabajar día a día en la mejora del proceso.
Métodos
Atención al personal contratado:
- Recepción de facturas unicamente de manera presencial.
- Dudas o consultas vía e-mail y telefónicamente.
Sistemas de gestión utilizados en forma paralela:
-Sistema SEEJEP
-Sistema CALIPSO
Planilla de cálculo realizada por el área de RRHH con la liquidación mensual de los empleados. A partir de la misma se confeccionan dos nuevas planillas de cálculo, una simplificando la información necesaria para que el personal facture y la otra para realizar la migración de datos al sistema de gestión CALIPSO.
Planilla de calculo donde se determina el monto a retener por impuestos a las ganancias.
Resultados
Distintas causas llevaron a mejorar los resultados en el proceso de honorarios logrando gestionar mayor volumen de facturas en menos tiempo.
Las principales causas de la mejora fueron las siguientes:
• Uso exclusivo del sistema CALIPSO.
• Buena predisposición y adaptación a los cambios por parte de los empleados contratados.
• Determinación de plazos específicos para presentar factura.
A su vez es importante mencionar otros logros como ser:
• La ágil migración de datos al sistema para poder procesar la información y atender a los cambio propuesto desde la organización como pasar de un recupero de costo (SAMO,
obras sociales, entre otros) bimestral a mensual.
• La caja de médico se presenta en los primeros días hábiles del mes, siendo su vencimiento el día 15.
Conclusiones
Resulta fundamental trabajar en las mejoras de los procesos para poder adaptarse a los cambios en el contexto, aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas con el fin de garantizar el mejor servicio a la comunidad y a los trabajadores.
El avance en honorarios no solo es un logro del área contable sino que es de todos. Hoy cada trabajador puede conocer qué días facturar y qué documentación es la que necesita.
Todavía queda mucho por hacer pero consideramos importante conocer los pequeños resultados obtenidos.
