Evaluación del grado de satisfacción de los usuarios frente a la actualización del registro de los insumos utilizados en los procedimientos quirúrgicos. Póster

Abstract

Introducción y objetivos: Registrar los insumos utilizados en cada procedimiento quirúrgico , validar la información de producción del área, nos permite obtener el costo: total, real, y unitario de cada intervención realizada o suspendida. Esta cuantificación de datos una vez auditada brinda una información valiosa a la hora de planificar, medir niveles de eficacia, en la toma de decisiones para la evaluación de la incorporación de nuevas tecnologías e impacta directamente en el recupero de costos para el hospital y el personal que lo integran; cuando los pacientes presentan su cobertura social. El registro anterior a nuestra intervención consistía en un listado de insumos, nombrados por sinonimias o nombres comerciales, o de uso cotidiano del ámbito quirúrgico, donde se repetían productos médicos. No existía un orden lógico del PM o medicación ,la lista contenía muchos materiales que no se utilizaban más o no correspondía su inclusión en el listado y se convertía en una base de datos prolongada no amigable con el usuario(más de 2000 renglones). Se sumaba a esta problemática, no poder relacionar los datos obtenidos desde el Centro Quirúrgico y el servicio de Anestesiología en el área de Investigaciones Económicas con los datos provenientes del sistema de gestión del Servicio de Farmacia, por las discrepancias en las referencias. Frente a este escenario nos propusimos modificar el registro separando los insumos por especialidad, ordenar por orden alfabético, incluir en su denominación una descripción genérica y relacionar cada insumo con el código de nuestro sistema de gestión, Calipso y cada medicamento por su nombre genérico y presentación. Se buscó con estas mejoras que el registro sea ágil y amigable para el usuario. Ante esta posibilidad de mejora, nos propusimos indagar respecto a la opinión y el grado de satisfacción de nuestros usuarios. Métodos: Primera etapa: El método utilizado para la modificación de la Sábana de Costos del Centro Quirúrgico, fue comparativo entre los dos listados: el que utilizaba el Quirófano y el que utilizaba la Farmacia. Esa comparación, fue minuciosa leyendo uno por uno los casi 2000 renglones de la dicha sábana. Se utilizaron las siguientes herramientas: Coloración: Se utilizaron distintos colores, para marcar: los renglones ya leídos, aquellas denominaciones dudosas, los renglones donde se repetían los insumos con distinta denominación y los renglones donde figuraban insumos en una especialidad y en otra no. Para la optimización de la base de datos se dio participación al personal de quirófano, Instrumentadores Quirúrgicos, quienes contaban con una formación técnica específica de cada especialidad y tipo de cirugía. Se trabajó durante el segundo semestre del año 2016 desde el área de Investigaciones Económicas, luego se optimizo el proyecto integrando las áreas de Quirófano y Farmacia en los meses de Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre de 2017 y Enero de 2018, cuatro horas semanales, en equipo, más las horas individuales para el avance del proyecto.

Recursos informáticos: Archivos compartidos en Sistema Drive de Google, para poder trabajar desde cualquier lugar, fuera de las cuatro horas que podíamos compartir semanalmente.

Categorización de Insumos: Se categorizaron los insumos de acuerdo a las especialidades.

Ordenamiento: Se ordenaron los insumos por orden alfabético, resaltando con color amarillo la primer letra correspondiente al orden alfabeto. Esta primer etapa finalizó el 31 de Enero de 2018 y se puso en práctica la nueva sábana el 1º de Febrero de 2018.

Segunda Etapa: Se realizó una encuesta de satisfacción interna, que dio como resultado que, el orden alfabético no satisfacía a los usuarios en un 70%. Se procedió a un nuevo ordenamiento, también alfabético, pero separado por especialidades quirúrgicas; a lo que se sumaron los insumos Facturables, los insumos No facturables y especialidades quirúrgicas que no figuraban como: Electrofisiología, Columna, Cirugía Renal compelja y, potenciales evocados y Cirugía Reparadora. Se procedió a la detección e incorporación de insumos faltantes. Esta segunda etapa finalizó el 30 de Junio de 2018 y la sábana de Costos que se está utilizando, se puso en uso el 1º de Julio de 2018. Para este trabajo se realizó una segunda encuesta de satisfacción, cuyos resultados son los siguientes:

Resultados: Tasa de respuesta: 23/ cantidad de encuestados x 100

EDAD 20 a 25 años 0 %

SEXO

Masculino 17.4 % 26 a 30 años 4.3% 31 a 39 años 65.2% 40 a 50 años 21.7 % Femenino 82.6 % más de 50 años 8.7 %

Facilidad para cargar la sábana de costos Importancia de registrar de forma fidedigna los insumos empleados en cada procedimiento Muy satisfecho 34.8 % Muy importante 78.3 % Satisfecho 47.8 % Importante 21.7 % Insatisfecho 8.7 % Relativamente importante 0 % Muy insatisfecho 0 % Nada importante 0 %

El 82.6 % se mostraron entre satisfechos y muy satisfechos respecto a las modificaciones realizadas sobre el registrode costos. Conclusiones: Este trabajo, se realizó de manera interdisciplinaria: Centro Quirúrgico, Investigaciones Económicas y Farmacia. Esta modalidad fue fundamental, para lograr los resultados obtenidos en la última encuesta. Otro de los temas para destacar es, las decisiones que se fueron asumiendo en forma horizontal, conforme surgieron las dificultades y la primer encuesta desfavorable. Aún hay mucho por mejorar, pero por el momento creemos que hemos logrado un avance muy importante y lo más importante es el compromiso de todos los usuarios que intervinieron en este trabajo. Los tres Servicios que trabajaron se beneficiaron: Farmacia, a través de la instalación de una Farmacia satélite en el Quirófano, logró optimizar la provisión y rescate de insumos. Quirófano, mejoró la carga de la totalidad de los insumos utilizados en los procedimientos quirúrgicos. Investigaciones Económicas, Puede valorizar el procedimiento quirúrgico en un tiempo de manera más ágil y eficiente, realizar sus análisis contando con datos fidedignos, e identificar aquellos desvíos en algún algún procedimiento o bien el seguimiento de los PM de alto costo. El mayor beneficio, se manifiesta en la utilización de un único “lenguaje ”, en cuanto a la denominación genérica de los productos y/o medicación; su codificación a través del Sistema Calipso, que permite relacionar automáticamente los stocks disponibles en Farmacia, en Quirófano y el costo del mismo a la hora de realizar algún análisis desde el área de Investigaciones Económicas. Si bien lo ideal sería poder tener este registro de manera digital e integrado a los distintos sistemas del hospital, Sigehos, Calipso, iBox, provisoriamente encontramos esta metodología de registro, proponiendo este método de implementación en otros servicios, como Anestesiología, Hemodinamia, Gastroenterología, Diagnóstico por Imagen entre otros.